7notesとEvernoteで議事録作成。タブレット用ペンBamboo Stylus soloもいい感じ♪

先週の土曜日、第1回目のマンション管理組合理事会がありました。
前に書いた記事でも触れましたが、私は書記に決まったので、如何にして効率的に議事録を作成しようかと思案し、iPadの手書きデジタルノートアプリの7notes for iPad（800円）を使うことにしました。

ただ、指だけで文字を素早く書いたり編集するのはちょっと大変だし見た目にも美しくありませんよねー。
そこで、こんなものも購入。

ワコムのBamboo Stylus soloというタブレット用のスタイラスペンです。
結構高くて2,980円もしました。

適度な重さで、先っちょはペコペコしてます。

書き味も良好。
ただ、常に一定の力を加えて書かないとかすれてしまいます。

準備万端で理事会に臨んだのはいいのですが、理事会での書記の仕事、ちょっと甘く見てました(^_^;)
最初の議題の見積書の取り方のことでいきなり最初から議論白熱。
この7notesっていう手書きアプリは、書きながら変換してテキスト化していくモードと、手書きのまま入力して、後でテキストに変換するモードがあるのですが、書きながら変換なんてやってたら話に追いつきません。
仕方なく手書きのまま入力していくモードでメモしていくことに。

議事録の作成には会議中のメモがちゃんと取れているかどうかが重要になってきます。
「議事録の書き方」でググるといろんなアドバイスやノウハウが載ってますけど、とにかく発言は漏らさず全部書き留めることと書かれているのも多いですね。
そういうことを念頭におきながら、重要と思われる発言は全部書いていってたのですが、なにしろ今回の会議は「○○○の工事について」とか、「○○○についての住民からのクレームの件」とかいった個々の案件ではなく、「見積書作成までの手順の確認」というのがメインの議題で、それについて管理組合側が管理会社に質問していくという形で進行。

途中、意見が対立してちょっと雰囲気が悪くなるシーンもある中、私はひたすらメモし続けていきました。
19時半から開始された会議が気がつくと21時半すぎて終わったのは22時前。
2時間どころか、2時間超えてました。

前期の書記の方がやたら「書記は大変」と連発してるので、そんなに大変なのかなーと思ってたのですが、理事会の中で発言をメモしていくことがこんなに大変なことだとは思いませんでしたよ。
特に管理会社の発言には曖昧な返事も多いし、集中してしっかり聞いていないとメモは取れません。
メモ取りながら、自分の意見を言ったりすることもなかなか難しいですね。
自分が出した議題（BSテレビの件）以外の部分ではひたすら無言でメモ取り続けてたんですが、後で見たら自分が出した議題の部分は全然メモ取ってませんでした(^_^;)
まあ、覚えているからいいんですが、議論に参加して発言したりするとメモがおろそかになってしまいますねー。

で、出来たのがこれ。実際にはこの画面5つ分ぐらいのボリュームです。
全部手書きモードですが、走り書き状態なのでテキストに変換できるかどうか・・・。

うわっ！！
変換できない！
いくらアプリが優秀でもこんな汚い文字では無理ですよねー。
一番下の「へ」の部分をタップすると、別の文字も選択できるので、一つ一つ修正しながらテキスト化していくことも可能ですが、半分以上間違っている場合は最初から書いたほうが早いです。

ちなみに後からテキストに変換するモードにすると、文節ごとに変換されていき、次々と自動的に次の文節に移っていくので文字さえちゃんと書かれていれば結構スムーズに変換されていきます。

話の進行具合によっては、まあまあちゃんとした文字で書けている部分もあるのでそういう部分はサクサク変換。

変換しながら書いていくモードだと、文字種を選ぶこともできます。
うまく変換できない時は文字種を選んでから書くとうまくいきますね。

なんとか全てのテキスト化に成功！
ふぅ～～。
約1時間半かかりました。
でも、タブレットだとデスクトップPCに向かって作業にベッタリというんじゃなく、テレビ見ながら気軽に作業できるのでいいですね。
この作業は日曜のお昼に、たかじんのそこまで言って委員会見ながらやってました(^_^;)

このテキストを元に、そのままiPadの中で議事録を作成することもできなくなないのですけど、議事録のフォーマットはエクセルだし、文章を編集しながら仕上げるにはやはりPCでやったほうがいいので、これをPCで編集できるようにします。

タブレットやスマートフォンなど、複数の端末で同じ文書を扱うのに便利なのが、Evernoteです。
使っている人も多いと思いますが、私もクラウドで大容量のデータを扱えるDropboxと共に以前から活用してます。
7notesだと、簡単にEvernoteに送ることができます。
ただし、より使いやすくする為には高機能用のアドイン（600円）が必要なので最初に入れておきます。
たかが議事録作成の為にどんだけお金かけてんねん！って感じですが、まあより効率的に議事録を作成するには必要不可欠なものなので。

これがPC側（VAIO L）の画面。
あ、この画面はテキスト化前の手書きのままEvernoteに送ったものです。
7notesは、手書きしたものをそのまま画像化して送ることもできるのです。

左がEvernote、右がエクセル。
実際には、いきなりエクセルではなく、テキスト化した全てのメモをテキストエディタにコピペして議事録を編集、最終的にエクセルにコピペして完成です。
エクセルの議事録のデザイン、レイアウトも前期のは見にくかったので、見やすいデザインに変えてみました。

説明書くとややこしそうですが、手書きの走り書きのメモを見ながら「これなんだっけなー」と会議を思い出しながら文章にしていく通常のやり方と比較すると、こっちのほうが遥かに楽です。
会議中に即テキスト化できれば一番楽というか、当初考えていた方法なのですが、まあそれはもう少し慣れればできるかもしれないし、最初はこんなもんですね(^_^;)

で、最終的に出来上がったのがこれ。

議事録はできれば1枚にまとめるのがベストなのでしょうけど、今回は議論白熱で時間も長く、相見積もりの取り方や工事施工中の管理会社の責任の所在といった全般に関わる重要な問題を含んでいたので2ページぎっしりの内容になってしまいました。
もう少し省略できなくはないんですけど、まずは重要なものを全部入れ込んだ状態で理事長に確認してもらい、もし削る必要があるところがあれば削っていこうかなと考えてました。

議事録に仕上げる作業は月曜の夕方ぐらいから晩ご飯をはさんで作業し、終わったのが23時ぐらい。
思ったより時間がかかったけど、最初なので慣れていないから仕方ないですね、

あ、真ん中の黒いノートはある方からいただいたモレスキンのノートです。
もしiPadでうまくメモが取れなければこれでと思い用意していたのですが、残念ながら今回出番はありませんでした。本みたくしっかりしてて高級感あふれるノートなので書くのが勿体ない感じです。