マンション管理組合、あみだくじ回避。書記に立候補しちゃいましたよ。手書きアプリで議事録作業軽減。

頭痛の種だったマンション管理組合の総会がやっと終わりました。
神戸まつりを見る気分にはならないだろうと思ってたけど、役職も決まってやれやれということでミッキーとミニーに手を振る余裕もでてきた私です(^_^;)

管理組合総会の参加者は理事、新理事のメンバーを除けば7,8人。
委任状提出して総会には参加しない人が大半ですね。去年は私もそうでしたが。

まずは、かなり高齢の現理事長が軽いジョークを交えながらの挨拶。
そのジョークも見事にすべってビミョーな雰囲気で総会はスタート。
（誰か笑ってやれよ！と思ったけど。）

いくつかある議案ごとに質問ありませんかー？と理事長が問いかけると、うるさ型、あ、いや、問題意識を強くお持ちの住民の方からなんやかんやと質問が投げかけられ、賛成の挙手だけだと20分もかからず終わるところが1時間ちょっとかかって終了。

事前に配られていた資料の中の「管理費等保証委託契約約款」を全部読んだ方がおられたのにはビックリ！虫眼鏡がない読めないような細かな文字の文章を全部読むなんて凄いです。
でも、保険の約款、とか約款関係って、細かい文字のところほど知られるとまずいこととか、重要なことが書かれているものなので、面倒がらず全部に目を通すことは良いことです。
こういう人こそ理事をやるべきですね。私は読む気ないですがｗｗ

総会も終わって、いよいよあみだくじの時間かぁ～。はぁ～とタメ息。
ただ、あみだくじの前に一つ確認しておきたいことがありました。
それは、新理事長もあみだくじで決めるのか？ってこと。
もしそうなら、新理事長は私みたいな引越して1年半とかの人ではなく、マンションに長く住んでいる方の中から選ぶべき・・・と意見してやろうかと思ってました。

「新理事の方は前に集まって・・・」と理事長。
ホワイトボードには役職名と新理事の名前が書かれます。
いきなりあみだではなく、まずは話し合い？という雰囲気の中、女性の方がまたもや防火責任者講習について質問。
おっ！防火担当狙ってるな！と思いつつ、私も「防火担当になると二期連続で理事を務めないといけないんですか？」と質問しました。実は私も防火担当は結構楽かも？って狙っていたので。

ただ、先週の懇親会で、防火担当の方が「防火責任者の資格を取ったので二期やらせてもらいました」と話されていたのが気になっていました。そんな理由で2年も理事やらされたらたまりません。
答えは、二期やる必要はないってことでしたけど、以前も二期連続された人がいたそうでやらされる確率は高いですね。

「どうしよう？ここで先に防災に立候補するか、それとも書記に立候補するか。それとも、運に任せてあみだくじか・・・」

実は、パソコンが使えないと仕事にはならない書記が一番自分には合っているんじゃないかと思って、あみだくじで面倒な役職押し付けられるよりは「やります～」って手を挙げたほうがいいんじゃないかなーと前日まで考えていたのです。

ただ（2回目ｗ）、今まで書記をされてた方が「書記は大変ですよー」と何度も何度も繰り返して話されてたのが気になってました。先週の懇親会の時だけでなく、今日も「大変ですよー」と。
書記のメインの仕事って議事録書くことぐらいだと思うんですが、そんなに「大変」って強調されると、議事録以外のいろんな雑用的なこともやらされるのかと思い、思い切って質問してみました。
「大変ってことですけど、作業を他の方にも分担してもらって負担を軽減するようなことはできないのでしょうか？具体的には何が大変なんですか？」と。

そうすると「書記は議事録を作成する役なので自分しかできない。」「議事録は1週間後までに提出しないといけないので、作成の作業を家でやらないといけない。（つまり、理事会に出席するだけでは終わらない）」・・・というようなことが「大変」だと。

なーんだ。そんなことかー、とちょっと拍子抜け。
まあ、理事会は毎月1回土曜の夜にあるので、それが終わった後か翌日の日曜に議事録を作成する作業は大変といえば大変です。
特に家庭を持っている人や平日は会社勤めの人だと、なかなか時間が取れないケースもあると思います。
その点私は一人暮らしだし、自分の会社というか自宅でお仕事しているので時間はなんとでもなります。まさに私にうってつけの役職かもしれません。

引き継ぎの時に作業の内容をあらためて聞いてみると、議事録作成して1週間後までに理事長に提出するのと、半期に一度発行の管理組合ニュースの作成がメインだと。

ただ、（3回目ｗ）、管理会社や業者が持ってくる修繕の見積もりとかの資料がたくさんあるので、それをコピーしないといけないというようなこともおっしゃってました。
「（集会室にあるコピー機を指さし）ここのコピー機でですか？」と聞くと、「いや個人的に家で」と。
どうやら議事録に記入する必要があるので、コピーしておくということのようで、それ以外のコピー作業とかの面倒な作業は管理会社のスタッフがやってくれるらしいのです。

まあ、私だったら、コピーだけでなくスキャンしてPDF化して、PCの中に見積もりや資料を全部入れて、必要な時にサクッと取り出せるような電子化の作業までやっちゃいますけどね。
余計な仕事を自ら作り出す必要もないけど、今の時代、そういうのは大事です。
できればマンション管理組合用のWebサービスやグループウェア（こういうのとか）などを利用して、サーバーに資料や議事録を保存し、理事全員やマンション住民がいつでも簡単に見られるようにするとかね。（あ、やらないですよ。言ってみただけです(^_^;)）

ちなみに、これは私の愛車FIAT500の屋根に積もった虫の死骸の写真です。

すぐ真上に蛍光灯があるので、２、３日経つと虫だらけになって結構迷惑しています。
実は、昨年管理組合になんとかして欲しいとお願いしたのですが、「他も同じなので。」と却下されてしまいました。
同じではなく、車の屋根の真上の蛍光灯があるのは私が契約している駐車場のスペースだけなんですよね。たぶん理事の人は実際に目で見て確認してないと思うんですよ。
今は虫コナーズみたいなのを吊り下げてあるので、これでもまだマシなほうなのです。
去年は蜘蛛が蛍光灯と車の間に糸張って、蜘蛛が車の中に入り込んでいたことも。

理事になったら、私自らこの件の議案を出してみようかと思ってます。
同じ駐車場の料金払っているのに私のところだけこんな状況なのは納得できないですし、蛍光灯が真上じゃなくても虫で迷惑している他の住民もいるかもしれないですしね。

・・・・というわけで、長々と書いてきましたが、

人の上に立ってリーダーシップ発揮しないといけない理事長や副理事長は性格的に無理だし。
修繕担当も住民、業者、管理組合の間に入ってなにかと大変そうだし。
会計（というか数字）は苦手で帳簿付けたりするのは私的には議事録より面倒だし。
普段は楽そうな監事も総会前には2日がかりで作業しなければならないとなると、うちの会社の決算作業と時期的に重なって大変だし。
防火も防火管理者講習が大変（2日だけだけど）そうで、二期連続やらされそうだし。

「大変」は「大変」でも、書記の「大変」さは、私にとってはそんなに「大変」でもないというか、苦ではなさそう・・・・・・


・・・・・というようなことを、質問タイムが途切れて、いよいよ誰かが手を挙げるか、もしくは、手を挙げる人がいなければあみだくじに突入か！というビミョーな空気が流れる中、脳みそフル回転で考えて決断！
ああー、あみだくじ突入かーーの手前の一瞬の隙を突いて「あ、私、書記をやらせてもらいますー」と手を挙げて立候補！

私の立候補を皮切りに、他の方の役職も次々と決まっていきました。
理事長も、その話し合いの中で司会的な役割をされていた方が引き受けることになり無事終了。

はー、やれやれ。
先週の記事で「あみだくじて！」って書きましたけど、
とにかくあみだくじという理不尽な事態だけは避けられました。

昨日までは頭痛でガンガンしてましたが、いざ決まってしまうとなんかスッキリというか頭痛はどっかにいっちゃいました♪

書記としては、できるだけ議事録作成をスピーディーに進めて負担を軽減することが重要なので、なにかいい方法がないものか考え中。

あ、いい方法見つけた！
理事会中にメモとりながら、文字入力もやっちゃえば楽になります。
まあVAIO持ち込んで理事会中にPCに入力する方法もあるけど、自分自身も議論に参加しないといけないし、PCでの文字入力作業に集中してしまいそうなので、こういう時はiPadのほうがスマートに作業できますよね。

で、見つけたのがこれ！
iPadの手書きデジタルノートアプリの7notes for iPad。

まだちょっとしか試してませんが、かなり優秀なアプリですね。
これは使えそうです。
また後日使い勝手をレポートさせていただきます。

さ、晩ご飯食べよ。(^_^)